Den Bauablauf sicher im Griff: Bauablaufplanung und Dokumentation von Behinderungen mit MS Project

Der Beitrag beschreibt die Besonderheiten bei der Bauablaufplanung mit MS Project und beim Nachweis der Auswirkungen von Bauablaufstörungen.

Quellenangabe: Heilfort, Den Bauablauf sicher im Griff, Teil 2 – Bauablaufplanung mit MS Project, Trockenbau + Akustik, Heft 6/2003, S. 46 – 48

Im Heft 5/2003 wurde gezeigt, wie Ausbauunternehmen professionelle Projektmanagement-Software zumindest teilweise durch den effizienten Einsatz von Microsoft Excel ersetzen können. Die vollen Vorteile der EDV-unterstützten Baustellensteuerung lassen sich aber erst mit speziellen Produkten nutzen. Thomas Heilfort erläutert in diesem Beitrag, wie sich Bauabläufe mit MS Project systematisch planen und dokumentieren lassen.

Bauherren oder Generalunternehmer planen den Bauablauf im Ausbau oft nur mangelhaft. Von Problemen bei der Koordination der Ausbaugewerke zeugen auch Regelungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Auftraggeber, wonach mit Behinderungen von Seiten anderer Gewerke zu rechnen ist, Verschiebungen nicht zur Verlängerung von Ausführungsfristen führen oder kein Anspruch auf ununterbrochenen Arbeitskräfteeinsatz besteht.

Für eine effiziente Leistungserbringung, die Einhaltung der kalkulierten Zeit- und Kostenansätze sowie die Dokumentation von Bauablaufstörungen ist daher eine eigene, EDV-gestützte Ablaufplanung der Ausbauunternehmer erforderlich. Nachfolgend werden für MS Project die erforderlichen Einzelschritte zur Planung und Dokumentation des Bauablaufs erläutert.

Die Darstellungen und Empfehlungen resultieren aus der Praxis des Verfassers in Termincontrolling, Nachtragsmanagement, Bewertung und Nachtragserstellung im Fall gestörter Bauabläufe, auch und gerade für Trockenbauunternehmen.

Schritt 1: Projekt anlegen und formatieren

Noch bevor der erste Vorgang geplant werden kann, sollte ein Projektkalender mit Vorgaben für die Berechnung der tat¬sächlichen Arbeitszeit eingerichtet werden. Da MS Project standardmäßig keinen Feiertagskalender zur Verfügung stellt, sollten die aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen arbeitsfreien Tage in den Projektkalender eingearbeitet werden (Extras > Arbeitszeit ändern…). Freie Tage können markiert und als „Arbeitsfreie Zeit“ definiert werden. Gegebenenfalls kann auch die Standardarbeitszeit geändert werden. Wird nach Aufstellung des Bauablaufplans nachträglich die Arbeitszeit erhöht, zum Beispiel durch mehrere Schichten, können die Auswirkungen unmittelbar vom Programm berechnet werden.

Einmalig sollten zudem die Balken so formatiert werden, dass eine Auswahl verfügbarer Informationen nicht nur in der Datentabelle, sondern auch im Balkendiagramm selbst dargestellt wird (Format > Balkenarten … > Register „Balken“ und „Text“). Das Bild 1 zeigt, welche Balkenarten mindestens definiert werden sollten, welche Darstellungen auch im Schwarz-Weiß-Druck erkennbar sind, auf welche Datenfelder die einzelnen Balkenarten zurückgreifen und welche Textfelder definiert werden sollten.

Schritt 2: Vorgänge definieren und gliedern

Meist ist es erforderlich, die wenigen Balken im Bauablaufplan des Auftraggebers zur eigenen Bauablaufplanung weiter zu unterteilen. Zur späteren Nachvollziehbarkeit bietet es sich an, die im möglicherweise vereinbarten Bauablaufplan vorgegebenen Balken in Bezeichnung und Lage zu übernehmen und als Sammelvorgang darzustellen. Dazu sind zunächst die unter einen unter einem Sammelvorgang zusammenzufassenden Zeilen zu markieren und anschließend tiefer zu stufen (Projekt > Gliederung > Tiefer stufen). Im Trockenbau sind meist zwei Ebenen ausreichend (z. B. Haus 1/EG).

Um die Kommunikation zu erleichtern, müssen Bezeichnungen eindeutig sein. Der Begriff „Wände stellen“ ist insofern unzureichend, da sowohl die Unterkonstruktion, die erste Seite, das Schließen oder auch der Gesamtvorgang gemeint sein kann – spätere Missverständnisse sind so vorprogrammiert. Auch der jeweilige Bereich sollte nicht fehlen, so dass ein Vorgangsname zum Beispiel „UK/1. Seite stellen EG-Nord“ lauten könnte.

Meilensteine sind Vorgänge mit der Dauer Null und heben wichtige Ereignisse im Bauablauf hervor, zum Beispiel Baubeginn, Zwischen- und Fertigstellungstermine, Planlieferungen oder Bemusterungen.

Schritt 3: Vorgangsdauern bestimmen

Standardmäßig wird vom Programm jedem eingegebenen Vorgang eine Dauer von einer Einheit der eingestellten Standardzeit (1t) zugeordnet (Extras > Optionen > Register „Terminplan“: „Dauer wird eingegeben in …“). Die realistische Dauer der einzelnen Vorgänge sollte aus Kalkulation, Erfahrungssätzen oder Richtwerten bestimmt werden. Balken können zwar auch mit der Maus erstellt, verlängert oder verschoben werden, dies beeinflusst aber die Berechnung eines Netzplans, da sich die jeweiligen Vorgänge nicht mehr in der frühesten Lage befinden. Der vernetzte Balkenplan reagiert dann auf Änderungen nicht mehr wie erwartet. Anfangs- oder Endtermine sollten aus demselben Grund nicht manuell eingegeben, sondern vom Programm ermittelt werden.

Für Berechnungen von Vorgangsdauern kann die Schnittstelle zu MS Excel genutzt werden. So brauchen beispielsweise die Ergebnisfelder einer aus den Mengen und Arbeitzeitrichtwerten berechneten Dauer in Excel nur markiert und dann kopiert zu werden. In MS Project ist dann problemlos das „normale“ oder verknüpfte Einfügen der Daten möglich (Bearbeiten > Inhalte einfügen: Verknüpfte Textdaten einfügen).

Als Ausgleich für innerbetriebliche Störungen, Schwankungen und Witterungseinflüsse wird empfohlen, am Ende des kritischen Weges Puffer von etwa 2 bis 5 % der Bauzeit zuzüglich der witterungsbedingten Ausfalltage einzuplanen.

Schritt 4: Alle Vorgänge vernetzen

Die Verknüpfung aller Vorgänge nach den Regeln der Netzplantechnik ist besonders wichtig. Änderungen auf dem kritischen Weg oder über Pufferzeiten hinaus sollten sich in jedem Fall auf die nachgelagerten Vorgänge auswirken. Bis auf den Meilenstein „Gesamtfertigstel¬lung“ müssen alle Vorgänge mit einem Nachfolger verknüpft sein, auch diejenigen mit zunächst ausreichend Puffer.

Unterschieden werden Anfangs- oder Endfolgen beziehungsweise deren Kombinationen. Standardmäßig wird die Verwendung von Ende-Anfang-Beziehungen empfohlen. Zeitabstände (zum Beispiel EA+10t) ermöglichen die Berücksichtigung von Zeitabständen. Neben technologischen sollten auch kapazitative Verknüpfungen zwischen den einzelnen Vorgängen berücksichtigt werden, wenn das Preisangebot auf einem ununterbrochenen Einsatz einzelner Ressourcen aufbaut.

Die Eingabe und Bearbeitung von Verknüpfungen erfolgt am besten über die Zuordnung von Vorgängern und Nachfolgern eines Vorgangs in der Maske am unteren Bildschirmrand (Fenster >Teilen). Sollen mehrere Vorgänge in einer einfachen Endfolge ohne Zeitabstand verknüpft werden, können die betreffenden Zeilen markiert und anschließend verbunden werden (Bearbeiten > Vorgänge verknüpfen).

Schritt 5: Vertragstreue prüfen

Ist der Bauablaufplan aufgestellt worden, sollten die getroffenen Annahmen anhand des Vertrages nochmals überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Anschließend muss unbedingt ein Basisplan angelegt werden (Extras > Überwachung: Basisplan speichern). MS Project speichert dabei insgesamt 20 Vorgangsinformationen als „Geplant“ ab, u. a. Anfang, Dauer und Ende. Auf diese Datenfelder kann bei späteren Änderungen des Bauablaufplans zugegriffen werden, so dass jederzeit tabellarische oder grafische Vergleiche des geplanten und tatsächlichen Bau¬ablaufs möglich sind.

Da sich jedoch auch Planwerte ändern können, z. B. durch Vertragsanpassungen oder Nachsteuerungen, sollte der Ursprungsplan zusätzlich als Zwischenplan 1 dokumentiert werden (Extras > Überwachung: Zwischenplan speichern). Dabei überträgt das Programm die Datensätze „Anfang/Ende“ in die Felder „Anfang1/Ende1“.

Ein derartig aufgestellter Bauablaufplan sollte nach Möglichkeit mit dem Auftraggeber abgestimmt werden, da so nicht nur die Schnittstellenkoordination erleichtert, sondern auch die Grundlage der Preisermittlung beweiskräftig definiert wird.

Schritt 6: Überwachung und Dokumentation

Die Überwachung beginnt mit der Erfassung des tatsächlichen Bauablaufs. Mindestens wöchentlich sollten für alle relevanten Vorgänge der tatsächliche Beginn („Aktueller Anfang“) und die tatsächliche Fertigstellung („Aktuelles Ende“) erfasst werden. Im Trockenbau treten während der Bauabwicklung nicht nur Abweichungen von den geplanten Anfangs- oder Endterminen der einzelnen Vorgänge, sondern oft auch von der gesamten Struktur des Bauablaufs auf. Besonders problematisch ist das „Springen“ zwischen unterschiedlichen Bereichen, da entgegen der ursprünglichen Planung die Bauleistungen nicht in einer wohlüberlegten Reihenfolge, sondern mit einer Vielzahl von Unterbrechungen fast gleichzeitig im gesamten Bauvorhaben erbracht werden müssen. Um die fast zwangsläufig resultierenden Mehrkosten aus einem unproduktiven Ressourceneinsatz später erfolgreich geltend machen zu können, sind neben der Einhaltung der jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen auch detaillierte, vorgangsbezogene Dokumentationen zu den einzelnen Bauablaufstörungen erforderlich.

Es sollten daher neben dem tatsächlichen Anfang („Aktueller Anfang“) und Ende („Aktuelles Ende“) eines jeden Vorgangs auch die Ursachen und Auswirkungen, Anspruchsvoraussetzungen und Mehrkosten erfasst werden. Vor der Dateneingabe ist daher zunächst auf Basis der Standardtabelle „Überwachung“ (Ansicht > Tabelle: Überwachung) eine eigene Störtabelle anzulegen (Einfügen > Spalte: …). Die Störtabelle sollte mindestens die in Bild 2 gezeigten Spalten beinhalten: Zeilennummer (Feld „Nr.“), Vorgangsname (Feld „Name“), Ist-Anfang („Aktueller Anfang“), „Dauer“, Ist-Ende („Aktuelles Ende“), Störungsursache und –auswirkung („Text1“), Datum der Behinderungsanzeige („Text2“) und -abmeldung („Text3“), Hinweise auf Mehrkosten („Text4“) sowie die Differenz zwischen gegenwärtigem und geplantem Anfang („Abweichung Anfang“) und Ende („Abweichung Ende“).

Neben den Informationen zu Bauablaufstörungen müssen in die Tabelle für jeden aktuellen Vorgang lediglich zwei Daten eingegeben werden: Ist-Anfangstermine („Aktueller Anfang“) und Ist-Endtermine („Aktuelles Ende“). Bei noch nicht abgeschlossenen Vorgängen bleibt das Ist-Ende („Akt. Ende“) auf „NV“ stehen (No Value – Kein Wert). Bei erwarteten Abweichungen kann die Dauer entsprechend angepasst werden.

Soll die Qualität der Dokumentation erhöht werden oder treten mehrere Bauablaufstörungen an einem Vorgang auf, ist die Einarbeitung neuer Vorgänge zu empfehlen. Dies erfordert zwar höheren Aufwand, ermöglicht aber detaillierte und nachvollziehbare Darstellungen zu Abweichungen zwischen Plan-, Soll- und Ist-Werten.

Nach Eingabe der Ist-Daten erzeugt MS Project anhand der bestehenden Verknüpfungen einen neuen Bauablaufplan. Sieht der Auftragnehmer zumutbare Möglichkeiten der Minderung negativer Auswirkungen, z. B. durch kostenneutrale Umstellung einzelner Vorgänge, sind diese Maßnahmen einzuarbeiten und zu dokumentieren. Die Auswirkungen der Be¬hinderung verkürzen sich entsprechend.

Vor der Dokumentation eventueller Planmodifikationen ist zunächst der Projektzwischenstand als Basis für spätere Differenzbetrachtungen festzuhalten (Extras > Überwachung: Zwischenplan speichern). Dabei werden die Felder „Anfang/Ende“ in den nächsten der insgesamt 10 freien Zwischenpläne (z. B. „Anfang2/Ende2“) übertragen. MS Project bietet zudem seit der Version 2002 die Sicherung von weiteren 10 Basisplänen an. So können Abweichungen zwischen beliebigen Projektzuständen auch im Nachhinein isoliert betrachtet werden. Vor einer Nachsteuerung oder neuen Ist-Erfassung ist zudem der letzte Ablaufplan als Basisplan zu speichern. Erneute Abweichungen können so nach dem bereits erläuterten Muster festgestellt und dokumentiert werden.

Fazit

Ohne detaillierte Planung, laufende Überwachung und baubegleitende Dokumentation kann weder ein effizienter Bauablauf noch die Durchsetzbarkeit eventuell aus Bauablaufstörungen entstehender Mehrkosten gesichert werden. Im Trockenbau ist daher ebenso wie in anderen Ausbaugewerken aufgrund der hohen Komplexität der Leistungserbringung mit vielen verschiedenen Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Gewerken und Unternehmen der Einsatz professioneller Projektmanagement-Software unerlässlich.

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