Bauablaufplanung und Stördokumentation mit Powerproject

Der Beitrag gibt eine Einführung in die Grundlagen der Bauablaufplanung mit Powerproject mit besonderem Blick auf den Nachweis von Bauablaufstörungen.

Quellenangabe: Heilfort, Den Bauablauf sicher im Griff, Teil 3 – Powerproject, Trockenbau + Akustik, Heft 7-8/2003, S. 50 – 52

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Eine nachvollziehbare Planung, Kontrolle und Steuerung des Bauablaufs ist ein wichtiges Steuerungsinstrument auch für die Durchsetzung störungsbedingter Mehrkosten, da die für den Anspruchsnachweis erforderlichen Dokumentationen oft nicht in der erforderlichen Qualität beigebracht werden. Im letzten Teil der Artikelserie zur Bauablaufplanung mit verschiedenen EDV-Programmen zeigt Thomas Heilfort, wie sich Bauabläufe mit Asta Powerproject systematisch planen, überwachen und dokumentieren lassen. Teil 3 der Reihe zur Softwareanwendung bei der Planung und Dokumentation des Bauablaufs beschäftigt sich mit dem im Trockenbau einer Umfrage zufolge am seltensten verwendeten Programm – Powerproject der Asta Development GmbH. Die Darstellungen beschreiben die Umsetzung in Powerproject Teamplan. Mittlerweile wird auch eine im Funktionsumfang reduzierte Einsteigerlösung „Asta Easyplan“ angeboten.

Da Powerproject standardmäßig eine einfache Möglichkeit bietet, mehrere Vorgänge („Segmente“) auf einer Zeile darzustellen („Balken“), eignet es sich besonders für den Trockenbau mit einer oft stark zergliederten Ausführung der einzelnen Teilleistungen.

Um die Vorteile des Programms mit für den Trockenbauer vertretbarem Aufwand nutzen zu können, sollte für die Planung und Dokumentation von Leistungen in den nachfolgend beschriebenen Schritten vorgegangen werden. Prinzipiell unterscheidet sich die beschriebene Vorgehensweise nicht von dem Verfahren in anderen Programmen, bei der konkreten Umsetzung allerdings bestehen zum Teil gravierende Unterschiede.

Schritt 1: Projekt anlegen und anpassen

Noch bevor der erste Vorgang geplant werden kann, sollte in Powerproject ein bundeslandspezifischer Projektkalender mit Vorgaben für die Berechnung der tat-sächlichen Arbeitszeit ausgewählt werden. Dazu muss ein Projekt zunächst auf Basis der Vorlage „Standard“ geöffnet und der für das Projekt zutreffende Kalender ausgewählt werden (Extras > Vorgaben > Register „Vorgänge“: Kalender). Sind keine Kalender verfügbar, wurde das Projekt fälschlicherweise auf der Vorlage „Leeres Projekt“ erstellt. Zusätzlich zu den bereits eingestellten gesetzlichen Feiertagen können auch tarifliche Regelungen zu arbeitsfreien Tagen oder andere Standardarbeitszeiten in den Projektkalender eingearbeitet werden (Ansicht > Ansicht > Bibliotheken: Doppelklick auf den zu ändernden Kalender > Register „Zeittypen“). In den Bibliotheken lassen sich zudem eine Vielzahl weiterer Vorgaben definieren, worauf hier jedoch nicht eingegangen wird.

Schritt 2: Vorgänge definieren und gliedern

Trockenbauer erhalten meist nur sehr ungenaue Leistungsvorgaben von Seiten ihrer Auftraggeber. Wenn zum Beispiel nur ein Beginn- und ein Endtermin vereinbart wird, muss der Trockenbauer selbst für eine unmittelbare, konkrete Ablaufplanung sorgen. Die Vorgänge im eigenen Bauablaufplan sollten deshalb innerhalb der vertraglichen Vereinbarungen definieren, wie die Bauleistungen im Detail erbracht werden sollen und welche Voraussetzungen, zum Beispiel welche Mitwirkungspflichten, gegebenenfalls wann erforderlich sind.

Diese weiterführenden Annahmen des Auftragnehmers sind wesentliche Grundlage der Preisermittlung und sollten daher dem Auftraggeber nicht nur zur Abstimmung und Gewerkekoordination, sondern auch aus Gründen der Dokumentation mitgeteilt werden – am besten bereits mit dem Angebot.

Damit der Auftraggeber den Bauablaufplan besser nachvollziehen und anhand seiner eigenen Vorgaben überprüfen kann, sollten die im vorgegebenen Bauablaufplan möglicherweise enthaltenen Balken in Bezeichnung und Lage übernommen und in Powerproject als Summenvorgänge dargestellt werden (Vorgänge markieren > Menü Struktur > Summenvorgang einfügen). Einzelvorgänge werden so in einem Balken zusammengefasst, der die Gesamtdauer aller Untervorgänge oder nachgeordneter Summenvorgänge anzeigt. Das Einarbeiten von Summenvorgängen bietet sich auch für eine hierarchische Gliederung der Bauleistung an.

Meilensteine sind Vorgänge mit der Dauer Null und dienen der Darstellung von Vertrags- und Zwischenterminen, Planlieferungen, Vorleistungen sowie Bemusterungen. Als Puffer für innerbetriebliche Störungen, Schwankungen und Witterungseinflüsse auf den Bauablauf wird empfohlen, auf dem kritischen Weg einen Scheinvorgang einzuplanen. Dessen Dauer sollte etwa 2 bis 5 % der Bauzeit zuzüglich eventueller Ausfalltage aufgrund ungünstiger Witterungsverhältnisse betragen.

Schritt 3: Vorgangsdauern bestimmen

Im Gegensatz zu MS Project können in Power Project Balken ohne Probleme auch mit der Maus erstellt, verlängert oder verschoben werden. Vorgänge können entweder gleich direkt mit der Maus im richtigen zeitlichen Rahmen erstellt oder im Nachhinein über die Datentabelle mit der Dauer versehen werden, die aus Kalkulation, Erfahrungssätzen oder Richtwerten bestimmt wird.

Schritt 4: Abhängigkeiten einfügen

Die Bearbeiter eines Ablaufplans denken zwar immer vernetzt, tragen diese Abhängigkeiten jedoch oft nicht in den Plan ein. In sehr flexiblen Gewerken wie dem Trockenbau bestehen zwar prinzipiell nur wenige technische Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen, dafür überwiegen aber kapazitative Abhängigkeiten, die genauso wichtig, weil preisbildend sind.

Aus der Leistungsflexibilität des Trockenbauers leiten die Auftraggeber oft ab, dass sich Bauablaufstörungen nicht auf die Baufristen oder Baukosten auswirken würden, da trotz fehlender Details oder Freigaben in genügend anderen Bereichen weiter arbeiten kann. Werden diese kapazitativen Abhängigkeiten von Anfang an konsequent im Bauablaufplan definiert, können dem Auftraggeber die Folgen von Bauablaufstörungen auf den Ressourceneinsatz und daraus entstehende Produktivitätsverluste, Bauzeitverlängerungen und Mehrkosten später leichter erläutert werden.

Ende-Anfang-Beziehungen stellen die Regelabhängigkeit dar (Vorgänge markieren > Menü Bearbeiten > Vorgänge verknüpfen). Zwischen derartig verknüpften Vorgängen können positive und negative Zeitabstände definiert werden, z. B. für Vorlauffristen, Abbindezeiten oder zeitlich überlagerte Ausführungen (Verknüpfung markieren > Menü Bearbeiten > Eigenschaften: Register Start oder Doppelklick auf die Pfeilspitze).

Die Verknüpfung zweier Vorgänge ist auch grafisch mittels alternierendem Mauszeiger möglich. Verknüpfungspunkte an beliebiger Stelle eines Vorgangs sind jedoch zu vermeiden, da sich bei späteren Änderungen der Ausführungsdauer die relative Lage der Vorgänge zueinander unkontrollierbar verschiebt.

Neue oder geänderte Verknüpfungen werden erst bei Neuberechnung des Projektes aktiv (Extras > Berechnen: Projekt). In einem vollständig verknüpften Bauablaufplan müssen bis auf den Meilenstein „Gesamtfertigstellung“ alle Vorgänge mit einem Nachfolger verknüpft sein, dürfen in Powerproject also keinen bis zur Fertigstellung andauernden Puffer aufweisen (Anzeige der Puffer im Menü Format > Balkenplan: Register Vorgänge).

Schritt 5: Dokumentation vorbereiten

Nach Eingabe aller Verknüpfungen und Neuberechnung des Bauablaufplans sollte die Vertragskonformität überprüft werden.

Zudem sollten im Interesse einer späteren Dokumentation ausgewählte Informationen nicht nur in der Datentabelle, sondern zusätzlich direkt an den Vorgängen dargestellt werden. Für die Anzeige z. B. des geplanten Starttermins am Vorgang ist zunächst ein einzelner Kommentar zu erstellen (Einfügen > Textfeld). Die Positionierung des Textfeldes erfolgt mittels alternierendem Mauszeiger. An der gewünschten Position, z. B. vor dem Segment, wird durch Klicken ein Textcursor aktiviert, an dessen Stelle nun ein beliebiger Text eingegeben oder auf das gewünschte Datenfeld verwiesen werden kann (Einfügen > Datenfeld > Zeitplanung: Start).

Soll ein Kommentar an allen Segmenten im Bauablaufplan angezeigt werden („Autokommentar“), ist zunächst ein vorhandener Kommentar zu markieren. Im

nächsten Schritt muss einmalig ein Filter erstellt werden (Menü Bearbeiten > Eigenschaften > Register Allgemein: Filter Neu). Standardmäßig erfasst ein Filter alle Vorgangstypen. Es können aber auch Bedingungen definiert werden, z. B. Darstellung nur an Meilensteinen. Nach der Filterdefinition lässt sich ebenfalls in diesem Register die Autokommentarfunktion aktivieren, die den markierten Kommentar an allen ausgewählten Vorgangstypen anzeigt. In diesem Register sollten auch Hintergrundfarbe und Rahmen ausgeblendet werden, um andere Informationen nicht zu verdecken. Auch die standardmäßig angezeigte Uhrzeit lässt sich ausblenden (Menü Extras > Optionen > Register Ansicht). Wird Position oder Inhalt eines Kommentars geändert, passt das Programm automatisch die Kommentare an allen anderen Segmenten an.

Liegt der nach diesen Regeln aufgestellte Bauablaufplan vor, ist unbedingt ein Referenzplan anzulegen (Menü Datei > Referenz¬manager > Neue Referenz). Powerproject teamplan fertigt dabei eine umfassende Kopie des gegenwärtigen Planungsstandes an, auf die bei nachfolgenden Planänderungen jederzeit zurückgegriffen werden kann. So sind sehr schnell tabellarische oder grafische Vergleiche verschiedener Planfortschreibungen möglich, eine Grundvoraussetzung für den Nachweis von Störungsauswirkungen.

Schritt 6: Überwachung und Dokumentation

Bei der laufenden Überwachung des Bauablaufs zeigt Powerproject seine wahre Stärken: Ganz beliebig und ohne Aufwand können mehrere Segmente pro Zeile angelegt werden. So können sehr praxisgerecht offene Restleistungen von der Hauptleistung eines Vorgangs abgetrennt und somit leicht die Folgen von fehlenden Freigaben, Vorunternehmerleistungen oder Details dokumentiert werden. Bei Aktivierung der Funktion „Ein Vorgang pro Zeile“ (Menü Format > Balkenplan: Register Allgemein) kann jedem einzelnen Segment ein eindeutiger Name zugeordnet werden, z. B. „Restleistung Schächte schließen OG“.

Werden diese Änderungen des geplanten Bauablaufs, die sich unmittelbar auf die Kosten der Ausführung auswirken, baubegleitend erfasst und mit dem Soll-Ablauf verglichen, können auch die zugehörigen Mehrkosten besser durchgesetzt werden. Neben eigener Leistungsbereitschaft und Behinderungsanzeige ist die Dokumentation tatsächlicher Störungsauswirkungen erforderlich. Dazu muss ein Bauablaufplan regelmäßig durch Übernahme der tatsächlichen Start- und Endtermine aktualisiert werden. Dies geschieht in der Regel durch Eingabe der Werte in die Datentabelle („Start“ und „Ende“) oder direkte Bearbeitung der Segmente. Wichtig ist in jedem Fall die Zuweisung eines zumindest überschlägigen Fertigstellungsgrades, um eingegebene Daten eines Vorgangs bei Neuberechnung vor Veränderung zu schützen. Der entsprechende Prozentwert kann direkt über die Datentabelle eingegeben werden, wenn dieser eine weitere Spalte „Fertigstellung%“ hinzugefügt wird (Menü Ansicht > Datentabelle > Eigenschaften > Register Spaltendefinition: Neu …).

Ursachen und Auswirkungen von Bauablaufstörungen sollten direkt in der Plandatei erfasst werden. Die Dokumentation muss insbesondere alle vorgangsbezogenen Informationen zur Störungsursache, zur Behinderungsanzeige und zur Behinderungsabmeldung erfassen. Dies kann einfach und schnell in der Tabellenspalte „Bemerkungen“ erfolgen (Menü Ansicht > Datentabelle > Eigenschaften > Register Spaltendefinition: Neu: ). Die Einarbeitung separater Vorgänge für Bauablaufstörungen erfordert zwar höheren Aufwand, verbessert aber die Nachvollziehbarkeit. Abweichungen der tatsächlichen Ausführungstermine lassen sich dann durch direkten Vergleich mit den zugehörigen Soll-Werten erkennen. Dazu werden die Vorgänge des maßgeblichen Referenzplans in den aktuellen Bauablaufplan eingeblendet (Menü Format > Balkenplan > Register Referenzen: Vorgangsreferenzen anzeigen). Soll- und Ist-Zustände lassen sich mit dieser Methode grafisch und bei Einfügen einer zusätzlichen Spalte „Differenz Enddatum“ auch tabellarisch vergleichen (Menü Ansicht > Datentabelle > Eigenschaften > Register Spaltendefinition: Neu …, Bezug zur „aktuellen Referenz“ beachten). Als „aktuell“ kann im weiteren Projektverlauf jede beliebige Referenz gesetzt werden (Menü Datei > Referenzmanager: Auswahl in der Liste), so dass die Differenzspalte nur einmal eingerichtet werden muss.

Vor einer Nachsteuerung oder neuen Ist-Erfassung sollte der letzte Ablaufplan erneut als Referenz gespeichert werden. Für jeden Berichtszeitraum liegen so separate Plankopien vor, die jeweils aufeinander Bezug nehmen und beliebig miteinander verglichen werden können.

Fazit

Powerproject ist für den Trockenbauer ein ideales Instrument zur Planung und Überwachung des Bauablaufs. Bereits mit wenigen Schritten lassen sich hervorragende Bauablaufpläne erstellen und miteinander vergleichen. Ansprüche aus Bauablaufstörungen können so effektiv und ohne großen Zeitaufwand gesichert werden. Die EDV-gestützte, systematische Planung, Überwachung und Fortschreibung des Bauablaufs hilft aber nicht nur bei der Anspruchssicherung. Mindestens ebenso wichtig ist die zielorientierte Verfolgung des Ressourceneinsatzes – damit Mehrkosten gar nicht erst entstehen.

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