Baubegleitende Dokumentation des gestörten Bauablaufs und Nachtragsmanagement

Der Sachverständige für Bauablaufstörungen kann das Nachtragsmanagement für den gestörten Bauablauf baubegleitend, systematisch und VOB-gerecht durchführen.

1. Dokumentation von Bauablaufstörungen und Nachtragsmanagement in der Baupraxis

1.1 Definition und Zielstellung von Stördokumentation und Nachtragsmanagement

Voraussetzung im Nachtragsmanagement ist die baubegleitende Dokumentation und Abrechnung von Mehrkosten aus einem gestörten Bauablauf.

Nachtragsmanagement (auch bezeichnet als Nachforderungsmanagement bzw. Claim Management) heißt in der Baupraxis, aktiv und baubegleitend in die Vermeidung bzw. Sicherung von Ansprüchen aufgrund von geänderten Leistungen bzw. Bauablaufstörungen einzugreifen. Der Definition nach ist Nachtragsmanagement die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“ (DIN 69905) und wird in der Baupraxis sowohl von Auftraggebern als auch Auftragnehmern durchgeführt.

Wird dieses Nachtragsmanagement für Auftraggeber oder Auftragnehmer vom Sachverständigen für Bauablaufstörungen durchgeführt, liegt der besondere Vorteil in der Neutralität und Unabhängigkeit der baubegleitenden Stördokumentation. Während der laufenden Dokumentation des gestörten Bauablaufs stellt die baubegleitende Stördokumentation dabei zunächst vollkommen neutral die Ursachen für einen gestörten Bauablauf und die Auswirkungen auf die Kosten und Termine der Bauausführung fest.

Der größte Erfolg des Nachtragsmanagements tritt jedoch dann ein, wenn die verschiedenen Baubeteiligten ihre Pflichten planmäßig erbringen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer die kalkulierten Leistungsansätze erreichen und muss etwaigen Mehrkosten nicht zum Teil jahrelang „hinterherlaufen“. Aber auch der Auftraggeber hat bei einer professionellen Stördokumentation und Nachtragsmanagement einen Vorteil, wenn sein Bauprojekt pünktlich und innerhalb der vereinbarten Kosten fertig gestellt wird. Schließlich geht es beim Nachtragsmanagement nicht darum, unberechtigte Nachträge zu produzieren, sondern  Änderungen der vereinbarten Bauleistung sowie der Bauumstände sachgerecht, schnell und nachhaltig abzurechnen.

1.2 Vorteile der Einschaltung des externen Sachverständigen für Bauablaufstörungen

Die Erfahrung als Sachverständiger für Bauablaufstörungen aus über 150 Bauprojekten zeigt, dass eine konsequente und neutrale Dokumentation von Bauablaufstörungen nach dem Regelwerk der VOB/B das Konfliktpotential auf der Baustelle senkt und eine sachgerechte Bewertung der einzelnen Ursachen für den gestörten Bauablauf ermöglicht. So kann durch eine frühe Einbindung des Sachverständigen für Bauablaufstörungen der Auftraggeber durch klare Definition seiner Mitwirkungspflichten so in die Verantwortung für das Erreichen der Projektziele eingebunden werden, dass Bauablaufstörungen und damit Terminverzögerungen und Mehrkosten in einem kooperativen Umfeld generell vermieden werden. Aber auch der Auftragnehmer erkennt auf der Grundlage einer detaillierten Analyse der Urkalkulation, des geplanten Bauablaufs und der verschiedenen Mitwirkungspflichten, welche Leistungen wirklich kritisch für die Erreichung der Projektziele sind und welche Ressourcen für die Erreichung der Projektziele eingesetzt werden müssen.

Häufig beschränken sich projektübergreifende Standardlösungen zur Dokumentation jedoch auf die Festlegung eines Ordnerplans und verschiedener Checklisten, also letztlich auf die Frage, wo und in welcher Form eine Information abgelegt wird. Besonders wichtig ist jedoch, was und wie dokumentiert wird. Für das Management von Bauablaufstörungen und Baubehinderungen sind nicht nur langjährige Erfahrung, sondern auch konkrete Instrumentarien erforderlich, die die Qualität der erbrachten Managementleistungen sicherstellen. Von besonderer Bedeutung ist dabei der professionelle Einsatz von Projektmanagementsoftware (z. B. von MS Project), der den gesamten Prozess der Anspruchssicherung systematisiert, die Arbeit der Bauleitung vor Ort ohne Einarbeitungsphase effizienter gestaltet und so den Erfolg der Einschaltung des Sachverständigen für Bauablaufstörungen gewährleistet. Die Untersuchung der Ursachen und Auswirkungen des gestörten Bauablaufs erfolgt dabei unabhängig und ergebnisoffen mit dem Bauablauf-Differenzverfahren. Dieses Verfahren wurde erstmals 2003 in der Zeitschrift „baurecht“ vorgestellt (vgl. Heilfort, BauR 2003, S. 457 – 461) und wird seitdem in juristischen Fachpublikationen (vgl. z. B. Thode, ZfBR 2004, 214 oder Eschenbruch/von Rintelen, NZBau 2010, 401, 407) und der Kommentarliteratur (vgl. z. B. Ingenstau/Korbion, 15. Aufl. 2004, S. 1709 oder Heiermann/Riedl/Rusam, 11. Aufl., 2008, S. 944) für den Nachweis von Bauablaufstörungen empfohlen. Die praktischen Erfahrungen mit dem Bauablauf-Differenzverfahren wurden nochmals 2010 in der „baurecht“ erläutert (vgl. Heilfort, BauR 2010, S. 25 – 31). D

Wichtig ist das verinnerlichte Wissen aller Baubeteiligten, dass Störungen, Behinderungen oder Unterbrechungen niemandem nützen, auch dann nicht, wenn die gegenseitigen Ansprüche perfekt gesichert worden sind und die verursachende Seite die Ansprüche tatsächlich befriedigen kann. Dazu ist es besonders wichtig, dass mit dem Bauablauf-Differenzverfahren zur baubegleitenden Stördokumentation entsprechend der neuesten Rechtsprechung (vgl. z. B. KG, Urteil vom 19.04.2011) sämtliche Ursachen für Abweichungen vom ursprünglich geplanten Bauablauf unabhängig und neutral festgestellt werden, dass heißt einschließlich etwaiger eigener Verzögerungen sowie des Aufwands für die Erstellung von Nachtragsleistungen. Etwaige monetäre Ansprüche werden nur dann ermittelt, wenn für die jeweils einzeln zu analysierenden Bauablaufstörungen eine Anspruchsgrundlage besteht und die ermittelten Mehrkosten auch eingetreten sind.

2. Definition des Vertrags-Solls – Erster Schritt für Stördokumentation und Nachtragsmananagement

2.1 Vertragsanalyse

In einem ersten Schritt ist das Angebot, den Vertrag, die Urkalkulation sowie der ursprüngliche Bauablaufplan auszuwerten, um die vertraglichen Grundlagen für Bauablaufplanung und Störungsdokumentation zu definieren. Nur auf Grundlage dieser detaillierten Analyse des Vertragssolls können in der Baupraxis die Grundlagen der Leistungserbringung sowie der vereinbarten Vergütung festgestellt werden.

2.2 Ablauforientierte Aufbereitung der Kalkulation

Voraussetzung einer Mehrkostenermittlung ist, dass zunächst festgestellt wird, welche Kosten der Auftragnehmer im ungestörten Bauablauf für jeden einzelnen Vorgang des geplanten Bauablaufs aufwenden müsste, um die vereinbarte Werkleistung zu erbringen. Der Sachverständige für Bauablaufstörungen wird daher die vom Auftragnehmer erstellte Urkalkulation vollständig elektronisch erfassen und auswerten. Diese Auswertung ist zunächst erforderlich, um die Preisermittlungsgrundlage feststellen zu können. Mit Blick auf die möglicherweise erforderliche Ermittlung von Mehrkosten liegt ein besonderer Schwerpunkt der Aufbereitung der Kalkulation auf der Feststellung der kalkuliertem Einzelkosten für Stoff-, Lohn- und Gerätekosten sowie Vorhalteansätze für zeitabhängige Kosten der Baustelleneinrichtung und der Baustellengemeinkosten. Darüber hinaus wird auch die Höhe und Zusammensetzung der Kosten für Nachunternehmerleistungen sowie der sonstigen Umlagen festgestellt.

Nach der Erfassung und Auswertung sämtlicher Kostenansätze der einzelnen Positionen werden für jeden einzelnen Kostenansatz die Kostenartensummen, Zuschläge und Preise anhand des Kalkulationsschlussblatts beziehungsweise der Angaben zur Preisermittlung gemäß den Formblättern des Auftraggebers überprüft.

2.3 Zusammenfassung der Kostenansätze zu Ressourcen

Eine Kalkulation enthält in der Baupraxis bereits für mittelgroße Projekte bis zu 5000 einzelne Kostenansätze, aus denen sich die Einheitspreise der einzelnen Positionen zusammensetzen. Da ein Vorgang fast immer mehrere Positionen und damit auch Kostenansätze enthält, können z. B. die jeweiligen Kostenansätze für Lohn, die sich aus den verschiedenen, einem Vorgang zugeordneten Positionen ergeben, Quer über die verschiedenen Positionen zur Ressource „Lohn“ zusammengefasst werden. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass die eingesetzten eigenen Arbeitskräfte in der Regel pro Vorgang eingesetzt werden und nicht pro Position. So spielt es für den Einsatz der Arbeitskräfte keine Rolle, ob Stahlbetonwände mit einer Dicke von 17 cm oder 24 cm erstellt werden, obwohl diese Leistungen unter verschiedenen Positionen zur Abrechnung kommen. Auch eine Behinderung der Arbeiten an einem Vorgang wirkt sich damit auf verschiedene Positionen aus, immer aber auf die Ressource „Lohn“, die die eigenen Arbeitskräfte umfasst.

Die Behinderungsauswirkungen treffen damit immer den Ressourceneinsatz an einem Vorgang, ganz gleich, ob es sich dabei um Lohn, einzelne Stoffarten, Nachunternehmer oder Geräte handelt.

Damit ist es für einen einzelnen Vorgang wichtig, welche Kosten insgesamt zum Beispiel für Lohn kalkuliert worden sind. Die verschiedenen Kostenarten für Lohn jedoch (zum Beispiel Tiefbauarbeiter, Kanalfacharbeiter) können im Zuge der Bauablaufplanung zusammengefasst werden. Diese Ressourcen bilden die Grundlage für eine Zuordnung zum Bauablaufplan.

In der Literatur werden diese Ressourcen teilweise auch als Verrichtungsgruppen bezeichnet, die dann sogar ganze Gerätekomplexe einschließlich Bedienung und Verbrauchsstoffen umfassen können.

2.4 Definition der Ablaufermittlungsgrundlage

Auf Grundlage des ursprünglich maßgeblichen Soll-Bauablaufplans wird mit Beginn der Einschaltung des Sachverständigen für Bauablaufstörungen ein vernetzter Balkenplan erstellt, auf dessen Grundlage die späteren Bauablaufstörungen dargestellt und die jeweiligen Mehrkosten ermittelt werden können. Aus diesem Bauablaufplan muss zunächst hervorgehen, wie der in der Ausschreibung des Auftraggebers fixierte Leistungsumfang vertragsgerecht realisiert werden sollte und welche technologischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen bestehen. Sofern vom Auftragnehmer bereits einen Bauablaufplan aufgestellt wurde, ist dieser inhaltlich zu prüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Die Korrekturen Sollten sich jedoch auf das notwendige Mindestmaß, zum Beispiel durch die Definition von Feiertagen beschränken. Zwar könnten diese Änderungen im Rahmen der Dispositionsfreiheit des Auftragnehmers für zukünftig zu erbringende Leistungen jederzeit erfolgen, ein nachträglicher Eingriff in die Grundstruktur des ursprünglich geplanten Bauablaufs ist im Zuge der Dokumentation des gestörten Bauablaufs jedoch problematisch.

Die Darstellung des Netzplans erfolgt in Form eines vernetzten Balkendiagramms unter Verwendung des Programms MS Project oder Asta Powerproject. Dieser Bauablaufplan dient als Ablaufermittlungsgrundlage dem Nachweis der terminlichen Auswirkungen von Bauablaufstörungen sowie der Zuordnung von kalkulierten Ressourcen.

2.5 Erstellen der integrierten Kosten- und Ablaufplanung

Auf Grundlage der ausgewerteten Urkalkulation und des ursprünglichen Bauablaufplans erfolgt in diesem Schritt die Verbindung zwischen Kalkulation und Ablaufplanung im Rahmen des sogenannten Vorgangsmodells. Dabei werden sämtliche Kostenansätze der Urkalkulation als Ressourcen einem oder mehreren Vorgängen des ursprünglichen Bauablaufplans zugeordnet. Dieser erweiterte Ur-Bauablaufplan definiert das ablauf- und kostenmäßige Bau-Soll für jeden einzelnen Vorgang und ermöglicht in Verbindung mit den konkreten Auswirkungen der einzelnen Bauablaufstörungen die störungsspezifische Berechnung der Anspruchshöhe.

Aus dem Vorgangsmodell geht auch die Anzahl der gemäß Kalkulation einzusetzenden Arbeitskräfte pro Vorgang und Zeiteinheit hervor.  Diese Angaben sind wichtig nicht nur für die Ermittlung von Mehrkosten, sondern vor allem für die Steuerung der Baustelle und den Nachweis, dass in ungestörten Bauphasen die kalkuliertem Leistungsansätze auch erreicht worden sind.

3. Gestörter Bauablauf: Dokumentation nach dem Bauablauf-Differenzverfahren

3.1 Laufende Überwachung des Bauablaufs

Wichtigste Grundlage für die Abrechnung etwaiger Ansprüche aus dem gestörten Bauablauf in der Baupraxis ist die Differenz zwischen dem zuletzt geplanten Bauablauf und der tatsächlichen Leistungserbringung. Dazu sind in die einzelnen Bautagesberichte zusätzlich zu den üblichen Angaben auch die ID-Nummern der ausgeführten Vorgänge sowie die pro Vorgang tatsächlich eingesetzten Arbeitskräfte einzutragen.

Auf dieser Grundlage werden die tatsächlichen Ausführungszeiten der einzelnen Vorgänge sowie der tatsächliche Arbeitskräfte- und Geräteeinsatz dokumentiert.

3.2 Dokumentation von Bauablaufstörungen

Nach der Erfassung des tatsächlichen Bauablaufs und der Einarbeitung dieser Ausführungszeiten in den zuletzt maßgeblichen Bauablaufplan werden Art und Umfang der Differenzen zum zuletzt geplanten Bauablauf sowie die jeweiligen Ursachen für die Abweichungen festgestellt. Im Zuge dieser Erfassung des tatsächlichen Bauablaufs ist auch der Schriftverkehr auszuwerten bzw. zu veranlassen.

Aus der Dokumentation des tatsächlichen Bauablaufs bis zum Störzeitpunkt und der Einarbeitung der tatsächlichen Leistungserbringung in den letzten Bauablaufplan folgt auf Grundlage der ursprünglichen Verknüpfungen im Netzplan eine Neuberechnung der Leistungserbringung durch nachfolgende Vorgänge bzw. Gewerke.  Dabei ist zu prüfen, ob sich aus den bislang eingetretenen Bauablaufstörungen auch Auswirkungen für die zukünftige Leistungserbringung ergeben. Im Ergebnis eines gestörten Bauablaufs bis zum Stichtag können sich zum Beispiel Umstellungen zukünftiger Leistungen oder Notwendigkeiten zur Berücksichtigung einer Verschiebung von Leistungen in ungünstigere Witterungsperioden ergeben.

Weiterhin kann die zukünftige Leistungserbringung auch durch zwischenzeitlich angeordnete Leistungsänderungen oder Beschleunigungen beeinflusst werden.

Für den Fall von eigenverursachten Terminverzögerungen des Auftragnehmers sind darüber hinaus die Maßnahmen der Bauleitung zum Ausgleich der Verzögerungen bzw. der Pufferverzehr zu dokumentieren.

Eine Übergabe der fortgeschriebenen Bauablaufpläne an den Auftraggeber erfolgt nicht nur für den Fall von auftraggeberseitig zu vertretenden Bauablaufstörungen, sondern auch für den Fall eigenverursachter Verzögerungen des Auftragnehmers, da nur so die Grundlage für die spätere Leistungserbringung und damit für etwaige, weitere Abweichungen vom bereits gestörten Bauablauf definiert werden kann.

4. Ermittlung der Mehrkosten aus Bauablaufstörungen in der Baupraxis

4.1 Bewertung der Anspruchsgrundlagen gemäß VOB/B und BGB

In Auswertung der Ursachen der einzelnen Bauablaufstörungen wird gegebenenfalls in enger Abstimmung mit einem Rechtsanwalt geprüft, ob etwaige Mehrkosten als Vergütungsansprüche gemäß § 2 VOB/B, Schadensersatzansprüche gemäß § 6 Abs. 6 VOB/B oder Entschädigungsansprüche gemäß § 642 BGB zu ermitteln sind. In Ab­hängigkeit von der vorgefundenen Situation wird für die einzelnen Bauablaufstörungen die jeweils maßgebliche Anspruchsgrundlage und das Verfahren der Anspruchsberechnung aus baubetrieblicher Sicht beurteilt.

4.2 Baubegleitende Bestimmung der störungsspezifischen Anspruchshöhe

Aus der Anspruchsgrundlage ergibt sich das Verfahren zur korrekten Ermittlung der Anspruchshöhe im Fall von Vergütungs-, Schadensersatz- und Entschädigungsansprüchen. Das Nachtragsmanagement in der Baupraxis ermittelt die relevanten Mehrkosten jeweils für jede einzelne Bauablaufstörung separat. Die Ermittlung der Mehrkosten getrennt für jede einzelne Störung hat den Vorteil, dass die Mehrkosten einerseits unmittelbar festgestellt werden können und andererseits eine isolierte Betrachtung einzelner Störungsursachen bis hin zur Anspruchshöhe erfolgen kann.  Unstreitige und streitige Sachverhalte können so leichter getrennt und separat gelöst werden, ohne dass es hinsichtlich der Gesamtforderung des Auftragnehmers um „alles oder nichts“ geht.

Durch die baubegleitende Abrechnung der Mehrkosten aus dem gestörten Bauablauf erhält aber auch der Auftraggeber die Möglichkeit, bei den Verursachern einer Störung unmittelbar Regressforderungen geltend zu machen.

5. Nachtragsmanagement funktioniert in der Baupraxis nur mit schriftlichen Erläuterungen

Für eine vollständige Dokumentation des gestörten Bauablaufs reicht es nicht aus, nur fortgeschriebene Bauablaufpläne und Tabellen anzufertigen und zu übergeben. Vielmehr müssen die einzelnen Überlegungen später auch nachvollzogen werden können, möglicherweise sogar von zunächst unbeteiligten Dritten. Für die einzelnen Ansprüche sind daher Anspruchsgrundlagen, Anspruchsvoraussetzungen und Anspruchsberechnungen darzustellen, zu erläutern und mit Beweisangeboten zu belegen.

6. Wissenschaftliche Arbeitsgrundlagen

Für die baubegleitende Stördokumentation, die Berechnung der Ansprüche aus dem gestörten Bauablauf und das Nachtragsmanagement sind insbesondere die nachfolgenden Publikationen des Sachverständigen für Bauablaufstörungen relevant:

36 | Heilfort | § 6 Abs. 2 VOB/B: Ab wann gelten Witterungseinflüsse als Behinderung? In: Neues zu Zeit und Geld – Antworten auf aktuelle Fragen der Nachweisführung bei Bauablaufstörungen. Festschrift für Andreas Lang zum 60. Geburtstag, id-Verlag, 2017, S. 513-531

35 | 2017 | Heilfort: Vorgehensweise zum Nachweis von Bauablaufstörungen auf Grundlage der aktuellen Rechtsprechung. BauR 02/2017, S. 178 – 188

30 | 2010 | Heilfort: Nachweis der haftungsbegründenden und haftungsausfüllenden terminlichen Kausalität von Bauablaufstörungen mit dem Bauablauf-Differenzverfahren – ein Bericht aus der Praxis, BauRecht, Heft 1/2010, S. 25 – 31

26 | 2004 | Heilfort/Zipfel: Abrechnung der Folgen von Bauablaufstörungen im VOB-Vertrag, Baumarkt + Bauwirtschaft, Heft 9/2004, S. 22 – 26

23 | 2003 | Heilfort: Grundlagen des praktischen Termincontrollings, Baumarkt + Bauwirtschaft, Heft 10/2003, S. 27 – 29

22 | 2003 | Heilfort: Ablaufstörungen in Bauprojekten – Einflussfaktoren für die Terminsicherung im Bauprojektmanagement, Renningen, expert-Verlag, 2003

21 | 2003 | Heilfort: Besonderheiten der Entstehung, Auswirkung und Darstellung von Bauablaufstörungen in leistungsflexiblen Gewerken, zugleich Anm. zu BGH, Urteil vom 19.12.2002, BauRecht, Heft 11/2003, S. 1646 – 1649

20 | 2003 | Heilfort: Den Bauablauf sicher im Griff, Teil 3 – Power Project, Trockenbau + Akustik, Heft 7-8/2003, S. 50 – 52

19 | 2003 | Heilfort: Den Bauablauf sicher im Griff, Teil 2 – MS Project, Trockenbau + Akustik, Heft 6/2003, S. 46 – 48

16 | 2002 | Heilfort: Bauablaufstörungen: Fristverlängerungsanspruch ermitteln und begründen, Baumarkt + Bauwirtschaft, Heft 11/2002, S. 25 – 28

12 | 2002 | Heilfort: Bauablaufstörungen: Anspruchsgrundlage sichern mit Power Project, Baumarkt + Bauwirtschaft, Heft 6/2002, S. 28 – 30

10 | 2003 | Heilfort: Praktische Umsetzung bauablaufbezogener Darstellungen von Behinderungen als Grundlage der Schadensermittlung nach § 6 Nr. 6 VOB/B, BauRecht, Heft 4/2003, S. 457 – 461

09 | 2002 | Heilfort: Bauablaufstörungen: Anspruchsgrundlage sichern mit MS Project, Baumarkt + Bauwirtschaft, Heft 3/2002, S. 38 – 41

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